みなさまこんにちは！
経理や会計をする上で、「勘定科目」の知識は必ず身につけておかなければならない項目です。
経理や会計の仕事をしたことがなく、勘定科目の言葉の意味などがあまりわからない方も、知っておくと会計の処理をスムーズに行なえます。
「勘定科目はなんとなく知っているけど具体的にわからない」
「仕訳をする時、この場合はどの勘定科目を使うの？」と思われたことはありませんか？
勘定科目はどんなものなのか、こんなときはどの勘定科目を使うのか、
今回は、「勘定科目が必要な理由とよく使う勘定科目をアクション別に解説」します。
まず勘定科目とは？
「勘定科目」とは、企業のお金や取引などの記録をするために、名前をつけ、項目ごとに分けられた簿記の科目のことです。
「どんな取引があったのか」「何のための入金なのか」「使用した目的」などを会社の運営に必要な帳簿を作成するために勘定項目を使用します。
勘定項目が必要な理由
勘定科目が必要な理由は3つ
なぜ勘定科目が重要なのでしょうか。
経営判断をするため
勘定科目は、取引やお金の流れが明確になるので、会社の経営判断に役立てることができます。
勘定科目ごとに仕分けされた金額を参考に、「どの項目にどれくらい費用がかかっているのか」「これからかかる費用はどれぐらいなのか」など、会社の取引を勘定科目ごとにしっかり仕訳することで、1年間の企業活動の成果や成績、決算の時点での財政状況が分かります。
財務諸表を作成するため
財務諸表は、企業の経営状況を数値で客観的に把握できる書類です。企業は決算期に財務諸表を作成し、税務署へ提出する必要があります。金融機関からお金を借りる際は、それらの数字をもとに金融機関がお金を貸し出すかどうかの判断材料に使用します。
税金の管理
企業に課される税金の計算にも勘定科目が使われ、租税公課、消費税、法人税などを正確な納税額を決定するために必要です。
勘定科目で注意する点
勘定科目は、会社ごとに異なります。経理を担当していた人が、別の会社に転職して同じ経理担当になった場合、使用したこともない勘定科目を目にすることもあります。
例えば、ミーティングなどで会議室を使用した場合、「交際費」と処理をする会社もあれば、「会議費」と処理をする会社もあります。
できる限り一般的な勘定科目を継続的に使用することが望ましいです。
勘定科目は基本的に5つのグループに分けられる
勘定項目は「収益」「費用」「資産」「負債」「純資産」の大きく5つに分類される。
「収益」
事業を運営して一会計期間で得たお金のことです。
【収益】に分類される勘定科目
・売上
・雑収入
・売上高
「費用」
事業を運営する上で発生した費用の総額のことです。費用もなかでも、「売上原価」「販売費及び一般管理費」「営業外費用」「特別損失」の4つに分けられます。
【費用】に分類される勘定科目
売上原価
・仕入
・給料
販売費及び一般管理費
・租税公課
・広告宣伝費
・交際費
営業外費用
・支払利息
特別損失
・固定資産除却損
「資産」
資産とは、会社が所有している財産のことで、現金や預金、建物、土地などです。
「流動資産」「固定資産」「繰延資産」に分けられます。
【資産】に分類される勘定科目
流動資産
・預金
・当座預金
・商品
固定資産
・建物
・機械装置
・土地
繰延資産
・開発費
「負債」
負債とは、資産の逆で会社が抱えている債務のことです。金融機関からの借入金や、未払いの法人税や消費税などの税金も含まれます。「流動負債」「固定負債」に分けられます。
【負債】に分類される勘定科目
流動負債
・支払手形
・未払消費税
・未払法人税等
固定負債
・長期借入金
・社債
「純資産」
資産から負債を引いて算出されるものが純資産です。自己資本とも呼ばれています。
【純資産】に分類される勘定科目
「株主資本」「評価・換算差額等」「新株予約権」に分けられます。
株主資本
・資本金
・資本準備金
評価・換算差額等
・その他有価証券評価差額金
新株予約権
・新株予約権
よく使う勘定科目をアクション別にご紹介
事業で使用する機材をレンタルしたとき
勘定科目は「リース料」や「賃借料」
物品をレンタルして支払った賃貸料は「リース料」や「賃借料」という勘定科目で費用計上します。
コピー機をレンタルし、一緒にインクを購入したなどの費用は「消耗品費」などの勘定項目を使用して計上します。
レンタルに関しての仕訳が必要になるのは料金支払い時のみです。
【関連記事】「賃借料とは？賃借料とリース料の違い」
税金を支払ったとき
勘定科目は、「租税公課」
青色申告、白色申告など申告方法とは関係なく、国や地方自治体に支払う税金などは、「租税公課」という勘定科目で費用計上します。租税公課に認められる経費、認められない経費があるので、項目を確認してください。
【関連記事】「租税公課って何？国や地方に納める税金って経費として計上できる？」
自宅兼事務所で事業を行っている場合
勘定科目は、「家賃」「水道光熱費」「通信費」など
自宅兼事務所で事業を行う場合、家賃や水道光熱費、通信費などを費用計上することができます。
ただし、経費になるのは仕事に係る部分だけなので、家賃や光熱費を経費にするために、「家事按分」を行う必要があります。
【関連記事】家事按分について：「損害保険料とは？損害保険金を受け取ったら税金はかかる？」
取引先との商談などの目的で飲食を行った場合
勘定科目は、「交際費」金額によっては「会議費」
社外の人との飲食費は基本的に「交際費」として費用を計上します。
ただし、「一人あたり5,000円以下」という規定があり、これ以下の飲食代は「会議費」して費用を計上します。
【関連記事】「接待交際費とは？接待交際費と会議費の違いのポイント」
ある勘定科目に当てはまらない場合
勘定科目は、「雑費」
仕訳をしていて、ある勘定項目に当てはまらない場合は「雑費」として費用の計上をします。
事業上の少額の費用で、一時的な費用などに使用します。
・税理士などの報酬費用
・市町村の町費など
雑費として費用計上の金額が多くなると、正しく支出を把握できず、税務署から怪しまれる可能性もあります。
できるだけ、ある勘定項目に仕分けができないかを検討しましょう。
【関連記事】「雑費とは？雑費の基本知識とあまり使わないほうがいい理由」
まとめ
勘定項目について、よく使う勘定項目をアクション別に具体的にご紹介しました。
会社ごとに使用している勘定項目は異なります。会社の内部で分析をするために、勘定項目は新しく作ることができますが、一貫性をもって使用することが必要です。
「帳簿の付け方」や「どのように仕訳するのかわからない」場合は、信頼できる税理士に相談をしましょう。
