みなさまこんにちは！
会社やお店を経営していると、日々、従業員の交通費や、文房具、切手代など小さな出費がありますよね。
例えば、少額でも企業のお金になるので経費として計上しなければならないのですが、小さな出費をその都度細かく経費として計上していくとかなり大変になります。
経費を精算する際に使う勘定科目も「小口現金」といいますが、どのように経費として計上するのかご存知でしょうか？
今回は「小口現金とは？小口現金の管理を楽にする方法」をご紹介します。
小口現金とは
小口現金（こぐちげんきん）とは、細かい経費の支払いのために会社内に置いておく現金のことです。
業務を行っていると、文房具や切手代などの必要になる備品の購入費や取引先に伺うのに必要な電車代など、少額でも必要になるお金があります。
精算するたびに、お金を管理している担当部署に行くのは少し面倒なので、用意している小口現金の中からその都度支払い、精算するというものです。
経費として計上する場合に使用する勘定科目は、同じ「小口現金」といいます。
小口現金と現金の違い
小口現金と現金は、混同されやすい勘定科目です。しかし、管理と仕訳の方法が違います。
現金・・・金庫や銀行に預けられているまとまったお金
小口現金・・・日々業務を行っていると発生する少額の費用を支払うためのお金
帳簿も、現金は「現金出納帳」、小口現金は「小口現金出納帳」に記入をします。
・受取金額
・日付
・何に使用をしたか
・支払い金額
・支払い内訳
・手元に残っている小口現金の残高
帳簿を使うかどうかは任意ですが、少額でも帳簿やパソコンにきちんと記入・入力します。
小口現金の上限に決まりはない
小口現金は、一件あたりの金額の上限など法的に定められた決まりはありません。
仮に上限額が決まっていても、金額は会社によって違います。
小口現金の補充の仕方
小口現金の補充の方法は2種類
小口現金の補充の仕方には、一定期間ごとに使った金額を補給してもらう「定額資金前渡制（インプレスト・システム）」と、使ったお金を補給する「随時補給制度」の2種類の方法があります。
定額資金前渡制度（インプレストシステム）
一定期間分の金額を各部署に入金し、支払いが発生するとそのお金から支払います。
随時補給制度
随時、小口現金に補充する方法です。
例えば、小口現金は3万円、仮に1カ月のうちに2万円の支払いがあった場合は、1万円を補充するという方法です。
小口現金の補充で企業の大半で使用されている方法は、定額資金前渡制度（インプレストシステム）です。
小口現金を使う費用の勘定科目
小口現金で支払いをする際によく使われる費用の勘定科目と具体例は次の通りです。
光熱費
電気代、ガス代、水道代など
旅費交通費
電車代、バス代、タクシー代など
【関連記事】「旅費交通費とは？交通費と旅費交通費の違いは？」
消耗品費
文房具、事務用品など
【関連記事】「消耗品費とは？具体的にどんなもの？雑費との違い」
通信費
携帯電話使用料、インターネット代、切手代など
【関連記事】「勘定科目「通信費」とは？通信費を経費にすることはできる？」
雑費
勘定科目に当てはまらないもの、その他
【関連記事】「勘定科目「通信費」とは？通信費を経費にすることはできる？」
小口現金の仕訳を楽にするための方法
管理が面倒な小口現金を楽にするための具体的な方法は4つ
小口管理の管理はかなり手間がかかります。
小口現金を扱う担当者は出社が必要でテレワークが導入できないこともあります。
担当者の負担を減らすための方法をご紹介します。
会社でまとめて購入する
文房具や消耗品などのよく使うものは、会社でまとめて購入します。
従業員が購入するたびに、小口現金を使って払う手間が省けます。
さらに、ネット通販を利用すれば、会社まで配送を行ってくれます。
法人カードをつかいキャッシュレス化する
経費の支払いをキャッシュレス化する方法もあります。
備品の購入などの支払いの際に、クレジットカードを使用することで、小口現金で精算する頻度が減り、仕訳が楽になります。
会社から発行される法人カードを社員に配布し、カードで支払ってもらう方法も検討しましょう。
経費精算システムを導入する
経費精算システムの導入すると、簡単に経費として精算することができるので、小口現金を管理する必要がなくなります。
仮払金で対応する
金額が大きくなりそうなもの（長期の出張など）従業員が建て替えなくてむ済むよう、いったん「仮払金」として費用を支給します。
費用が確定したら、余った仮払金は会社に返してもらいます。仮払金より多くの費用がかかった場合は、そのぶんを追加で支給します。
まとめ
以上、小口現金についてや小口現金の仕訳を楽にするための方法をご紹介しました。小額の支払いが多いため、現金と帳簿に差が生まれないようにする必要があります。小口現金をキャッシュレス化にすると、仕訳の手間が省け、経費として計上する際にかなり楽になります。
面倒な小口現金の管理を効率化し、経理業務の手間を減らしましょう。
