みなさまこんにちは！
経営者の方は、企業の業績を伸ばしたり、取引をスムーズに進めるために、得意先との会食や、懇親会などに積極的に参加されていると思います。
その活動にかかる費用は経費として計上できるのですが、
「これは接待交際費？それとも他の項目？」などと迷われたことはありませんか？
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接待交際費の経費処理のポイントを深めることで、節税にもつながります。
今回は、「接待交際費とは？経費処理で押さえるポイント」をご紹介します。
接待交際費とは
接待交際費とは、得意先や仕入れ先など事業の関係者に対する食事の提供や謝礼、贈答などの費用のことです。
接待交際費として経費計上できるかどうかは、
・相手はどんな方？
・どんな目的で何をした？
の2つの条件で判断します。
接待交際費として経費計上する相手は誰か？
「相手は誰か？」という条件ですが、「事業に関わる人」です。
・得意先
・仕入先
・役員・従業員
・事業に関わる取引がある相手
などです。
どんな目的で何をしたか？
もう1つの条件は「どんな目的で何をしたか？」というものです。
まずは前提として、「この交際費を支払うことで、取引先とより仲が深まり、今後の取引がスムーズになると期待できること」を目的としている必要があります。
・事業に関わる人への食事やゴルフ大会などのおもてなし
・手土産や記念品、などの贈り物
などです。
接待交際費は、得意先や顧客の接待をするために使われる費用から付き合いで発生するような費用まで様々です。
しかし、当然のことですが、事業に関わる必要な支出が経費となるので、事業に関係のない人との会食費用などは、接待交際費になりません。
接待交際費に計上できる金額には上限がある？
接待交際費は、会社の規模によって「800万円」「接待飲食費の50％」といった一定の上限があります。
大企業の場合は、接待交際費を税務上の損金に算入することができない決まりになっているのですが、中小企業においては、年間800万円を上限として損金算入することができる特例措置があります。
年間800万円を超える接待交際費になってしまった場合は、それを超える部分については、税法上の経費として認められないことになります。
しかし、その額を超えて接待してはいけないという決まりはありません。この上限を超えて経費計上することはできませんが、必要に応じて接待を行うことは問題ありません。
接待交際費と会議費の違い
「会議費」とは、会議に関連する、会議のための室料、資料代、食事代・弁当などの飲食物などにかかる費用のことを言います。
接待交際費と会議費は似ているため、どちらの項目で計上すればよいか迷うときもあると思います。ただ、接待交際費と会議費はまったくの別物なのです。
接待交際費と会議費の違い
・その集まりにどのような人が参加しているか
・参加者一人あたりの費用はいくらか
・集まりの実態は会議か接待なのか
などのポイントがあります。その内容を詳しくご説明します。
費用は1人当たり5,000円以下かどうか
基本的には、得意先の企業の方と、居酒屋などで会食を行ったときの費用は、接待交際費として処理します。
ただし、参加者1人当たりの費用が5,000円以下の場合は、接待交際費ではなく会議費として処理できます。
たとえば、取引先の社員2人、自社の社員4人の合計6人で会食を行い、合計金額が5万円だった場合、1人当たりの費用は5,000円を超えるため、接待交際費になります。
もし、合計金額が3万円だった場合は、1人当たりの費用は5,000円以下になるので、会議費として計上できます。
接待交際費として計上できる金額には上限がありますが、会議費には上限がないため、できるだけ会議費として処理するほうが節税につながります。
クライアントが会食に参加したかどうか
会食に参加をしているのは誰かというポイントも重要です。
1人当たりの費用にもよりますが、会食に得意先など社外の人が参加している場合は、その費用は接待交際費に当たる可能性があります。自社の社員のみのゴルフ大会や懇親会の場合、その費用は福利厚生費として処理します。常識の範囲を超えた、高額な費用がかかる場合、自社の社員のみの会食であっても接待交際費に当たる可能性があるので注意が必要です。
集まっている目的が会議か接待か
集まっている目的についても重要なポイントです。
しっかりミーティングおこなっており、その議事録などが残っている場合は、会議費として認められます。
議事録などがなく、単なる飲み会と判断される場合は、接待交際費となる可能性もあります。
「接待」というと得意先など社外の人と飲食するというイメージがありますが、従業員との飲食で支払ったものについても、その目的が通常の会議や慰安等でない場合には交際費等として処理しなければなりません。
接待交際費にならない費用とは
接待交際費にならない費用もあります。
打ち合わせのための飲食代
得意先の担当者の方と打ち合わせをしながら食事をした場合、その費用は接待交際費ではなく、会議費になります。
ステッカーやカレンダーなどを贈るための費用
得意先や仕入先などにカレンダーやうちわを贈る費用は、接待交際費にはなりません。
不特定多数の人に対する宣伝的効果を目的としているために、接待交際費ではなく広告宣伝費になります。
雑誌や新聞などの記事を書くための取材費用
雑誌や新聞などの記事を書くための打ち合わせや、食事などにかかった飲食代は、接待交際費にはなりません。
1人当たり5,000円以下の会食費用
基本的には接待交際費ですが、飲食費で一人当たりの金額が5000円以下の場合は、交際費ではなく会議費などで計上します。
自社の社員のみが参加するゴルフコンペや旅行などの費用
自社の社員のみの旅行やイベントの場合は、接待交際費にはなりません。
まとめ
接待交際費についてや接待交際費と会議費の違いについてお伝えしました。
接待交際費の上限や、間違えやすい項目などがあり、注意しながら処理をしなければなりませんが、ポイントを知っておくことで節税につながります。
自分だけでは解決しない税に関するお悩みは、信頼できる税理士に相談をしましょう。
